El despliegue de Kanban es sencillo en cuanto a lo que hay que hacer, pero difícil al momento de gestionar de manera exitosa las cuestiones que lo rodean.

Dichas cuestiones pasan por la correcta interpretación de las acciones, por las personas involucradas en la acción y una gran cantidad de variables que iré desgranando en el artículo.

Para implantar Kanban es necesario realizar una serie de pasos imprescindibles para una correcta gestión de las actividades dentro de Kanban.

Es verdad que no hay una sola forma de aplicar Kanban, pero si hay unos pasos necesarios que siempre deben realizarse.

Debemos identificar la sucesión de actividades que nos permite entregar los resultados.

A esta sucesión de actividades es lo que llamamos proceso, del cual debemos tener identificado el inicio, actividades que involucra y el fin de las mismas.

En Kanban las actividades son llamadas fases.

Muchas actividades no son identificadas fácilmente, por lo tanto, hay que entrevistar a las personas involucradas en el proceso y que nos cuenten, qué tareas hacen y cómo las realizan.

Por ejemplo si la tarea pasa por varios departamentos, qué actividades desarrolla cada uno de ellos.

Es relevante que quede bien claro, cuándo un proceso empieza y cuando termina y qué consideran dar por terminado el proceso.

Habrá procesos que tendrán muchas actividades y otras menos. Lo importante es tener claro qué actividades componen el proceso.

Factor Tiempo

Otro punto a determinar es saber qué promedio de tiempo les lleva a las personas involucradas en el proceso, el cumplimiento de las actividades.

También hay que tener en cuenta, el tiempo que hay entre una actividad y otra, es decir, el tiempo entre que una actividad ha terminado y se pasa a la siguiente actividad para continuar con el proceso

Por lo tanto, habrá un tiempo total de proceso que es muy importante establecer para futuros compromisos con los clientes.

Es factible que ya empecemos a identificar algunas oportunidades de mejora, como una actividad innecesaria, repetición de tareas, tiempos muertos etc.

No obstante que se identifiquen mejoras, no es el momento de aplicarlas. Debemos en esta primera etapa reflejar la realidad, lo que está sucediendo.

Respecto de los tiempos que existen entre actividad y actividad, esto puede ser considerado un desperdicio y aquí vemos también otra oportunidad de mejora, tratando de reducir el tiempo o eliminarlo.

Una vez que hemos definido el proceso, las actividades y los tiempos de espera, es necesario hablar con la gente que está desarrollando el proceso, con el fin de comprender mucho mejor dicho proceso y si la identificación ha sido la correcta.

Es necesario conocer bien el proceso para huir de explicaciones emocionales e irracionales.

Con toda esta información recogida la pasamos a la construcción de un tablero que fundamentalmente debe representar la realidad, lo que está sucediendo actualmente.

Visualizar el proceso en un tablero nos dará la oportunidad de observar cuestiones e ir tomando decisiones de mejora a medida que pase el tiempo.

Hasta aquí la primera parte, espero que les resulte interesando y podamos debatir todas estas cuestiones para seguir avanzan.