Siguiendo con la publicación Como usar Kanban – 1 –

Ahora nos centraremos en la construcción del tablero que es mucho más completo que el tablero Scrum y nos permite tener un mayor control sobre las actividades, expresadas en cada fase.

Las actividades/fases que componen el proceso, se muestran en columnas y de cada una de ellas se abren dos, una llamada en Curso y la otra llamada Hecho.

Las actividades que se encuentren en la columna en curso son las tareas que se están desarrollando y las que están en la columnas de Hecho ya es cuando se ha terminado con la actividad.

Cada una de las columnas representa un estado en el proceso o flujo de trabajo.

En la gráfica he puesto fase 1, fase 2 y fase 3, no le he puesto nombre a las fases, pero cada una de ellas tendría sus respectivo nombre, conforme el flujo de trabajo. 

Habrá tantas columnas como actividades o pasos tenga el flujo de trabajo.

Es necesario que los actores involucrados en el proceso vayan trabajando con el tablero, participando en su elaboración, familiarizándose y así no lo ven como una imposición.

No hay que exigir una forma de trabajo, es necesario que primero, haya una etapa de adaptación en donde se vislumbren problemáticas, como cuellos de botella.

Aquí el poder está en visualizar el trabajo de las personas y juntos ir haciendo ajustes para ir corrigiendo aquellas oportunidades de mejora identificadas.

Las mejoras deben ser progresivas, involucrando a la gente que participa en el proceso, preguntando, consultando a aquellos actores que conocen cuestiones relevantes, que pueden desprenderse de la gestión del proceso.

Más Columnas!!!

Al tablero se pueden agregar o no dos columnas más, según las características del proceso, estas columnas son la primera y la última del tablero.

La columna primera corresponde a la actividad cero o el nombre que queramos ponerle.

La utilidad de esta columna es indicar qué tareas serán realizadas o no, es decir, si son parte de una negociación de realización, todo esto dependerá del proceso.

Aquí podemos también extender aún más el tablero, en donde podemos tener una columna que indique las propuestas de realización.

Luego las que se han decidido hacer y también las que han sido rechazada o descartadas.

Llegamos a última columna

Cuando se realiza la tarea que corresponde a la última fase del tablero y esta pasa a la columna Hecho, pero aún su finalización, depende de otros resultados o acciones, se agrega una columna más para marcar esa acción y si ya dar por finalizado el proceso.

La columna final es optativa, según el flujo de trabajo.

Hay que tener muy claro, cuándo una tarea está terminada y esto es un consenso entre los actores que participan y las políticas de la empresa.

La representación visual del flujo de trabajo, mediante tablero, tiene que ser fiel a la realidad y estar constantemente siendo actualizada, cuando estamos trabajando en él.

Tenemos que tener claras las actividades, por las que pasan las fases, desde que entran en el sistema hasta que salen.

Aporta mucha información visual indicar, qué miembro del equipo está ejecutando cada tarea.

Hay que asegurarse de que el tablero refleja las actividades y el equipo que se encarga de realizarlas.

Tarjetas

Las tareas son descritas en las tarjetas, las cuales se irán desplazando por el tablero hasta finalizar el proceso.

Estas tareas tendrán la información, que a criterio del equipo sea relevante.

Muchos utilizan una simbología que representa cuestiones importantes para la tarea, pero que por espacio no se puede detallar.

Algunos datos necesarios a indicar en las tarjetas sería, la fecha que se inició la tarea y la fecha de finalización.

Es necesario conocer el Work in Progress (WIP) de cada fase para saber cuántas tarjetas podemos gestionar por fase.

Establecer el WIP adecuando dependerá de los recursos que se tengan y de los compromisos asumidos con los clientes.

Por lo tanto no es recomendable que se produzcan cuellos de botellas, producto de asumir la realización de muchas tareas, ni tampoco que no haya tareas a realizar en una determinada fase.

Lo importante que el flujo de trabajo sea constante y podamos cumplir con nuestros clientes.